E-Rechnung

E-Rechnungen aus den eigenen Auftragsdaten – auf dem eigenen Server.

Ab 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich schrittweise Pflicht, spätestens 2028 für alle Unternehmen. Statt ein weiteres Cloud-Abo einzuführen, erzeugt Ihr eigener Stack konforme Rechnungen (ZUGFeRD 2 / EN 16931) direkt aus den Auftragsdaten – validiert, archiviert und für die Buchhaltung exportiert.

Ablauf

Vom Auftrag zur konformen E-Rechnung in drei Schritten.

1. Auftrag erfassen

Kunden, Aufträge und Positionen liegen strukturiert in Ihrer eigenen Datenbank – erfasst über eine interne Oberfläche statt verstreuter Dokumente.

2. Rechnung erzeugen & validieren

Ein n8n-Workflow übernimmt Positionen, Beträge und fortlaufende Rechnungsnummern aus dem Auftrag. Jede Rechnung entsteht als hybrides ZUGFeRD-2-PDF (PDF/A-3 mit EN-16931-XML) und wird vor der Ablage automatisch gegen den Standard validiert.

3. Archivieren & exportieren

Ablage in revisionssicherem Objektspeicher mit Schreibschutz (Object Lock) und 10 Jahren Aufbewahrung; ein monatlicher Export stellt CSV-Übersichten und Belegkopien für die Buchhaltung bereit.

Praxisbeleg

Im Eigenbetrieb produktiv.

Dieses Modul läuft im eigenen Betrieb von n8-automate: Rechnungen entstehen aus Auftragsdaten, werden als ZUGFeRD-PDF validiert und anschließend im Archiv abgelegt.

Demo einer ZUGFeRD-Rechnung im E-Rechnungs-Viewer: links die PDF, rechts strukturierte Rechnungsdaten
Demo im E-Rechnungs-Viewer: links die lesbare PDF, rechts die strukturierten Rechnungsdaten aus dem eingebetteten ZUGFeRD-XML.

Was das Modul leistet

  • ZUGFeRD 2 / EN 16931 als hybrides PDF (PDF/A-3 + XML)
  • automatische Validierung jeder Rechnung vor der Ablage
  • fortlaufende Rechnungsnummern und Gutschriften-Unterstützung
  • revisionssichere Archivierung mit Object Lock (10 Jahre)
  • monatlicher Buchhaltungs-Export: CSV + Belegkopien

Grenzen des Moduls

  • kein Ersatz für Steuerberatung oder Buchhaltungssoftware
  • Empfang und Prüfung eingehender E-Rechnungen: als Erweiterung möglich, nicht Teil des Basismoduls
  • XRechnung für Behördenaufträge (B2G): Ausbaustufe auf Anfrage
  • DATEV-Buchungsstapel-Export: als Erweiterung möglich, Kontenzuordnung in Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung

Warum eigener Betrieb

Ihre Rechnungsdaten bleiben im Haus.

eigene Infrastruktur läuft auf Ihrem Server, kein SaaS-Abo, keine Datenweitergabe
GoBD-orientierte Ablage unveränderbare Archivierung, nachvollziehbare Nummernkreise
Teil des Gesamtstacks nutzt dieselbe Datenbasis wie Ihre übrigen Abläufe
Hinweis: Dieses Angebot ist technische Umsetzung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Pflichten und Fristen für Ihr Unternehmen konkret gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Nächster Schritt

Ihren Rechnungsablauf konkret durchsprechen.

Für den Einstieg reicht eine grobe Skizze: Wie entstehen Ihre Rechnungen heute, welche Tools sind beteiligt, wo sollen sie künftig liegen?

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